Yazı İşleri Müdürlüğünün Görevleri:

 

a)İl Genel Meclisi, İl Encümeni ve İhtisas Komisyonu toplantılarının sekreterya ve raportörlük hizmetlerini yürütmek.

b)İl encümeni ve il genel meclis üyelerinin mali ve sosyal haklarına ilişkin  çizelgelerin tanzim edilerek Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne zamanında teslimini sağlamak.


c)İl genel meclisi ve il encümeni toplantı salonlarının ihtiyaçlarını  gidererek  hizmete  hazır tutulmasını sağlamak.


ç)İl encümeni ve il genel meclisi  gündeminin dağıtılmasını sağlamak.


d)İl encümeni gündemini, gündem sırasına göre encümen karar defterine kaydetmek.

e)İl  encümeninde  alınan  kararları  varsa  muhalefet  şerhleri  ile  beraber    encümen karar defterine kaydederek üyelere imzalatmak.
f)İl encümeni kararı alınarak işlemi tamamlanan dosyaları, ilgili birimlere süresi içerisinde göndermek.


g)İl  encümeni  tarafından  2886  sayılı  Kanuna  göre  ihalesi  yapılan     işlerin  ,  ihale işlemlerini yürütmek.


ğ)İl genel meclisinde görüşülmek üzere gönderilen  teklifleri  meclis  gündemine  almak  ve gündemi oluşturmak.


h)İl genel meclisi toplantıları konusunda ilgilileri bilgilendirmek.


i)İl genel meclisi kararlarını imzalatmak ve meclis karar özü defterine kaydetmek.

j)İl genel meclisinde yapılan görüşmelerin kayıtlarını tutarak tutanak haline getirmek.


k)İl genel meclisi kararı alınarak işlemi tamamlanan dosyaları ilgili birimlere göndermek.


l)Soru önergelerinin takip etmek ve bir sonraki meclis toplantısına yetişmesini sağlamak.


m)İl genel meclisi gündemi, meclis kararları, ihtisas  komisyonu  raporları  ve  encümen kararlarının web sitesi aracılığı ile halka duyurulmasını sağlamak.


n)İl   genel   meclisi   üyelerinin   pasaport, silah  ruhsatı    vb.  iş  ve   işlemlerle    ilgili yazışmaları gerçekleştirmek.


o)İl genel meclisi üyelerinin  ilgili  mevzuat  çerçevesinde  mal  bildirimlerini  almak ve  takip işlemlerini yapmak.


ö)Gönüllü katılım işlemlerini gerçekleştirmek.


p)Kütüphane ve dökümantasyon işlemlerini yürütmek. Ayrı bir birim oluşturuncaya kadar basın ve halkla ilişkiler birimine ilişkin görevleri yürütmek.


r)İdaremizin abonesi olduğu ve internet medyasında idaremiz ile ilgili haberleri  tespit etmek ve Genel Sekreter ve Yardımcısına sunmak ve bunları arşivlemek.

 

s)Yazılı ve görsel basın yoluyla dile getirilen idaremiz ile ilgili istek ve şikayetler hakkında ivedi olarak Genel Sekreter Yardımcısı’na bilgi vermek ve gereği yapılmak üzere ilgili birimlere yönlendirmek.

 

ş) Bilgi edinme haklarına ilişkin iş ve işlemleri yürütmek.

 

t)Bakanlıklar ve Valilik tarafından idare için açılan web sitelerindeki bölümlere ve BİMER Yerel Bilgi ve Yerel Net gibi projeler için veri girişlerini yapmak, bu konudaki istatistiki bilgileri derlemek, kayıt altına almak ve bu konudaki yazışmaları yapmak.

 

u)İdarenin Resmi Gazete ve  ihtiyaç  duyulan  diğer  resmi  kurum  yayınlarının  abonelik işlemlerini yürütmek ve birimlere dağıtımını sağlamak.


ü)Haber, duyuru ve basın bültenlerinin hazırlanması, basımı ve dağıtılmasını sağlamak.

 

v)Toplantı   formatında düzenlenecek   her   türlü   etkinliğin (kurs,seminer,eğitim,basın toplantısı vb.)organizasyonunu sağlamak görselliğe ilişkin (fotoğraf,film,kamera,vb.)işlemlerini yapmak.

 

y)Müdürlüğün faaliyetleri ile ilgili sıralı amirler tarafından talep edilen faaliyet raporlarını hazırlamak ve genel sekretere sunmak

 

z)Genel sekreter tarafından verilecek benzer görevleri yapmak.

 

        aa)İl Özel İdaresinin evrak kayıt,takip ve dağıtımı ile ilgili  işlemleri yürütmek. 

 

        bb)Gelen evraklardan,Genel Sekreterin bilgilendirilmesi gereken evraklar ile Bakanlık,Valilik ve Mahkemelerden gelen evrakları havalesi için Genel Sekreterliğe sunmak.

 

        cc)  Resmi  Yazışmalarda  Uygulanacak  Usul  ve  Esaslar  Hakkında Yönetmeliğinin uygulanmasını sağlamak.


        çç) İl Genel Meclisi ile İl Encümeni ile Komisyon üyelerine verilecek ödenek ve huzur haklarına ilişkin bilgi ve belgelerin zamanında Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne göndermek.

 

        dd)Birimlerin Ortak Görevleri bölümünde yer alan iş ve işlemleri yapmak. ee)Vali veya Genel Sekreterin vereceği diğer iş ve işlemleri yapmak.